Автоматизация документооборота на базе DocsVision

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

  • большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера;
  • огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;
  • необходимость контролировать своевременное исполнение выданных заданий и отслеживание взятых на себя обязательств;
  • постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Как справляться с множеством проблем и постоянно растущим потоком информации?
Ответ очевиден: необходимо автоматизировать свою ежедневную управленческую деятельность.

Как решить все задачи в комплексе, при этом:

  • Внедрить минимум разнородных программных систем;
  • Использовать минимум клиентских приложений;
  • Сэкономить на сопровождении разных классов приложений;
  • Затратить минимум времени на обучение разнообразным технологиям;
  • Минимально модернизировать инфраструктуру информационной системы;
  • Привлечь минимум консультантов и поставщиков решений.

При создании платформы комплексной автоматизации управления и документооборота компания DocsVision ставила перед собой цель разработать оптимальное решение, учитывающее все перечисленные проблемы.

Возможности DocsVision

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

  • автоматизация канцелярии и делопроизводства;
  • автоматизация согласования и утверждения документов;
  • системы автоматизированного контроля исполнения;
  • создание электронных архивов документов с распределенным доступом;
  • система управления конструкторской и проектной документацией;
  • автоматизация системы управления качеством;
  • создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур).

Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

  • автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета;
  • управление процессом публикаций и наполнения WEB-сайта;
  • архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами;
  • подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;
  • подсистема утверждения платежных документов.

Преимущества DocsVision

DocsVision для руководителя

  • Унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях. Нужная информация надежно хранится и никогда не теряется.
  • Единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования. Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию.
  • Централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты.
  • Возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга. Зная прошлое - можно управлять будущим.

DocsVision для исполнителя

  • Единая инфраструктура управления приложениями. Администраторы управляют структурой и созданием резервных копий единой системы, а не множества разрозненных приложений.
  • Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей. Не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений.
  • WEB доступ ко всем функциям системы. Как приложения, так и средства управления ими доступны в любое время в любой точке.
  • Единая система справочников и классификаторов. Данные не дублируются в приложениях, что удешевляет их сопровождение. Единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows. Нет необходимости вести дополнительные списки пользователей.

DocsVision для IT менеджера

  • Общие средства доступа и навигации для всех приложений. Пользователь использует привычные приложения - Internet Explorer или Microsoft Outlook для доступа ко всем функциям приложений системы.
  • Унифицированный интерфейс. Нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений.
  • Тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования. Задания доставляются непосредственно в почтовый ящик и могут планироваться в Microsoft Outlook.
  • Полная поддержка Интернет доступа. Пользователь может работать с любого компьютера как в корпоративной сети, так и в сети Интернет.
  • Единая аутентификация в системе независимо от используемого приложения. Нет необходимости вводить пароли при доступе к приложениям.
  • Единая очередь заданий для всех процессов и приложений. Система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий.

© 2007-2010

ЗАО "АйТи Энерджи Корпоративные Проекты"